Řada podniků zavádí znalostní bázi pro své zákazníky nebo klienty a tím tak pomáhá své zákaznické podpoře. To, co si však mnoho společností neuvědomuje, je to, že knowledge base může být stejně užitečná i pro zlepšení interních činností.
Vzhledem k tomu, že se firmy neustále rozvíjejí a rostou, potřebují jejich zaměstnanci i více informací a postupů, aby se mohli správně rozhodovat a svojí práci dobře odvádět. Vytvořením interní znalostní báze tento problém snadno vyřešíte. Centralizujete tak informace na jedno místo, zefektivníte procesy a postupy a zlepšíte komunikaci.
V článku se zaměříme na to, proč je interní knowledge base tak důležitá. Představíme i 4 klíčové tipy pro zdokonalení interní znalostní báze. Pusťme se do toho…
Proč je interní knowledge base tak důležitá
Je nám zřejmé, že nastavení a naplnění interní znalostní báze vyžaduje určitý čas a úsilí. Počáteční práce se vám však brzy rychle vrátí. Zde jsou některé výhody, které vám knowledge base přinese.
- Centralizované informace
Téměř vše, co potřebujete vy, či vaši zaměstnanci, najdete na jednom místě.
- Nižší náklady na školení
Díky centralizovaným informacím se nováčci v týmu rychle vžijí do své pracovní role. Ušetříte tak čas a peníze.
- Rychlejší pracovní postupy
S organizovanou knowledge base najdete rychle potřebné postupy a nebudete plýtvat drahocenným časem při hledání dokumentů.
Vnitřní znalostní báze vám napomůže ke zefektivnění procesů a lepší komunikaci. Šetří čas a pomáhá k lepšímu využití vašich zaměstnanců.
4 klíčové tipy pro implementaci interní znalostní báze
Při vytváření znalostní báze neopomeňte naše čtyři klíčové tipy.
- Pečlivě zvažte, jaké informace budete v knowledge base publikovat
Nejdůležitější rozhodnutí, které musíte na začátku udělat, je určit si, co je třeba do knowledge base zahrnout. Je důležité nabídnout vše, co si myslíte, že zaměstnanci budou potřebovat, ale současně se vyhnout tomu, abyste je nezahltili.
Plán musí mít smysl. Podívejte se na vaší společnost a její pracovní postupy, ptejte se co nejvíce svých zaměstnanců, tím tak získáte témata do své databáze znalostí.
Získané informace poté utřiďte na ty nejdůležitější. Může se jednat například o kontaktní informace, firemní postupy pro zpracování jednotlivých úkolů, technické dokumentace, krizová komunikace, atd.
Dalším krokem bude zjistit, kolik obsahu již máte historicky zpracováno. Co je nutné upravit, co sepsat znovu. Zbytek pak musíte vytvářet od začátku, než se vaše knowledge base naplní a bude plnohodnotným zdrojem informací.
- Najděte si software pro znalostní bázi
Používáním dostupného a k tomu určeného řešení pro vytváření knowledge base vám ze začátku poskytne bezproblémový start a usnadní práci.
Zde je prostor k tomu, implementovat do vaší firemní struktury Beyond. Je navržený tak, aby se dal snadno a intuitivně ovládat a spravovat v něm obsah. A proč zrovna Beyond?
…obsah v něm snadno vytváříte a spravujete. Můžete to dělat jak vy, tak přiřadit přístupy do administrace aplikace i vašim kolegům.
…máte možnost využít nejenom robustní databázi znalostí s neomezeným uložištěm dat, ale důležitý obsah propojíte s problematickým místem vašeho webu či firemním softwarem díky vysouvacím panelům.
…je flexibilní a dá se přizpůsobit. Lze tak uzpůsobit znalostní bázi na míru vašim požadavkům.
- Nastavte a udržujte strukturu obsahu
Správná struktura a konzistence vaší knowledge base vám pomůže šetřit čas a zvýšit produktivitu firmy.
Nejdříve si rozvrhněte její strukturu, než začnete přidávat obsah. Pokud si nebudete vědět rady, využijte síly brainstormingu s týmem. Informace ve znalostní bázi by měly být založeny na potřebách vaší společnosti.
Využijte složky a podsložky ve stromové struktuře. Důležité informace označte tak, aby byly jednoduše dohledatelné na hlavní stránce znalostní báze. Pracujte s obsahem tak, aby byl vždy v jednom příspěvku zpracován jeden konkrétní problém s řešením nebo konkrétním postupem. Informace tak budou relevantní, snadno dohledatelné a dostatečně flexibilní.
Pole pro vyhledávání pak umožní zaměstnancům prohledat obsah knowledge base během několika vteřin a najít tak rychle dostupné řešení.
- Využijte zpětnou vazbu
Podle našich doporučení byste měli být na dobré cestě k tomu, vytvořit uživatelsky přívětivou a pro zaměstnance časově úspornou interní znalostní bázi. Bohužel však, navzdory všem vašim nejlepším úmyslům a krokům, vytváříte obsah, který může být v určitých místech matoucí. Buď chybí klíčové informace, nebo se nedržíte obsahového plánu.
Dejte prostor svým zaměstnancům a zaměřte se na jejich zpětnou vazbu. Způsobů, jak tyto informace získat, máte hned několik:
- V samotné znalostní bázi Beoyndu můžete shromažďovat zpětnou vazbu k jednotlivým příspěvkům pomocí Návrhu na vylepšení článku.
- Provádějte pravidelné průzkumy u uživatelů, kteří často knowledge base využívají. Zeptejte se na otázky ohledně zkušenosti a také na to, jaké části považují za užitečné a jaké naopak za matoucí.
- Dejte kolegům či vašim podřízeným přístupy do databáze, aby i oni sami mohli v určitých případech články upravovat. Získáte tak více pohledů na konkrétní věc, ušetříte tím svůj čas a zefektivníte procesy.
Kvalitní znalostní bázi nezískáte ze dne na den. Roste a vyvíjí se v čase stejně tak, jako vaše společnost. Ujistěte se, že přispíváte k jejímu rozvoji a bude vám efektivně sloužit dlouhá léta.
Závěr
Organizace a komunikace jsou klíčem k udržení efektivního podnikání. Zavedením interní znalostní báze je šikovný způsob, jak snížit čas a náklady vznikající z nedorozumění či špatného dohledávání informací.
Mějte na paměti klíčové tipy, jak na interní znalostní bázi:
- Pečlivě vybírejte informace, které mají být zahrnuty ve znalostní bázi.
- Vyhledejte správný software, který vám vytvoření a správu knowledge base usnadní.
- Vytvořte a udržujte strukturu obsahu.
- Ptejte se svým zaměstnanců na zpětnou vazbu.
Chci vyzkoušet Beyond zdarma >>
