Organizace se neustále rozrůstají, a tak i zaměstnanci potřebují větší a větší prostor pro vzájemné sdílení a získávání informací, které jsou nutné k tomu, aby vykonávali svoji práci co nejlépe. V každém oddělení se výkon zvyšuje, pokud mají lidé v týmu přístup k firemní knowledge base. Je logické, že informace, které jsou snadno dostupné, umožní zákaznické podpoře rychleji reagovat na vzniklý problém. To samé platí i o marketingovém oddělení či oddělení pro prodej, které pak díky dostupným informacím může bez problému uzavřít větší množství obchodů.
Představíme vám 5 výhod, proč by knowledge base neměla chybět ve vaší společnosti.
Zlepšuje produktivitu
Podle zpracovaných údajů od McKinsey tráví zaměstnanci až 20 % svého pracovního času hledáním důležitých informací buď v přeplněných e-mailových schránkách, neorganizovaných uložištích, nebo doptáváním u zkušenějších kolegů. Výhoda knowledge base je v tom, že centralizuje veškeré firemní znalosti a také je v organizaci zpřístupňuje. Už nebude nikdo z firmy zbytečně plýtvat časem při prohledává tisíců e-mailů kvůli jednomu dokumentu nebo zoufalým pronásledováním kolegy, který zrovna odešel na oběd. Knowledge base bude k dispozici celý pracovní den pro všechny zájemce.
Podporuje spolupráci a motivuje zaměstnance
Do knowledge base mohou zasahovat i vaši zaměstnanci ve firmě (pokud jim to dovolíte😊) a přidávat tak do systému své poznatky a informace. Velkou výhodou knowledge base administrace je v tom, že lidé mohou vkládat důležitý obsah bez ohledu na to, zda zrovna sedí u svého počítače v kanceláři nebo na druhé straně světa. Vždy mohou spolupracovat, sdílet své myšlenky a vědět, že jsou organizaci přínosní.
Zabraňuje úniku cenných znalostí
Fluktuaci zaměstnanců se lze ve firmě těžko vyhnout. Odchod do důchodu, změna zaměstnání nebo výběru předčasné dovolené těžko zabráníte. Pokud nemáte zavedený systém pro uchování informací, riskujete ztrátu všech cenných znalostí, které pracovník během svého působení ve firmě získal. Zde pak nastává problém i pro nově příchozí zaměstnance v tom, jak plynule navázat na tempo předchozího kolegy, aby došlo k co nejmenšímu poklesu výkonu.
Firemní knowledge base umožní zaměstnancům důkladně dokumentovat každý projekt včetně postupů řešení problémů. Delegování úkolů z jednoho zaměstnance na druhého pak bude hračkou. To, že kolega dlouhodobě onemocněl, už pro vás tak nemusí být pohromou.
Nabízí řešení kdekoliv a kdykoliv
Do knowledge base platformy se lze díky responzivnímu řešení připojit kdykoliv a odkudkoliv, kde je internet. Zaměstnanci, kteří se účastní konferencí, pracovních cest nebo meetingů, mohou vložit nově získané znalosti a informace ihned a nemusí čekat na týdenní týmový hovor, kde budou v rychlosti sdílet své postřehy ostatním.
Sdílí znalosti od všech pro všechny
Povzbuďte své zaměstnance nebo kolegy k tomu, aby využili platformu pro sdílení znalostí – knowledge base a zaznamenali zde informace, které by mohly být užitečné i pro větší skupinu spolupracovníků nebo pro budoucí nové kolegy. Odpadá tak starost s tím, že už nebudete muset prohledávat přeplněné e-mailové schránky nebo odpovídat na stejnou otázku několikrát. Určitě nám dáte za pravdu, že to nebaví nikoho. Nejenom, že vám firemní knowledge base ušetří spoustu času a nákladů, ale dojde i k eliminaci chybně předaných nebo časem zkreslených informací. Obsah je jenom jeden a ten, když do knowledge base jednou dáte, tak tam už zůstane 😊
Přesvědčte se o tom sami a zkuste Beyond ve verzi PRO, který vám pomůže vyřešit problém s tím, kam umístit cenné firemní informace a znalosti. Překonejte počáteční nedůvěru, kterou můžete k firemnímu knowledge base mít a vězte, že výsledky se brzy dostaví. Přínosy platformy jsou opravdu nesmírné.
